Guía esencial: DESTINATION WEDDINGS
Si planificar una boda en el lugar donde vivimos es difícil imagínense lo que implica hacerlo en un lugar en el que ninguno de los novios vive y que quizás ¡nunca han visitado! En esta guía imperdibles consejos a la hora de organizar una Destination Wedding y respuestas a situaciones difíciles que pueden surgir.
El término “Destination Wedding” se ha hecho muy popular en los últimos años pero no es nada que no conozcamos: significa que el casamiento se hará en un lugar en donde no viven ni el novio ni la novia. No es lo mismo que una boda a distancia, en donde la novia vive en España, por ejemplo, y viene a casarse a Argentina, su lugar de nacimiento.
La pareja decide que quieren casarse en un lugar de ensueño. Tanto ellos, su familia, e invitados viajarán al destino elegido para la boda. En la mayoría de los casos el casamiento legal se hace en el país de origen y luego hacen la ceremonia y fiesta en el lugar elegido.
El paraíso, la familia, los amigos, un fin de semana de pura celebración. ¿Suena hermoso, no? Sí, pero las Destination Weddings no están libres de problemas y situaciones que a veces se tornan difíciles de manejar.
Esenciales a la hora de planificar una “Destination Wedding”
• Deben estar conscientes de que este tipo de casamiento es costoso, tanto para los invitados como para la pareja. Deben anunciar con tiempo sus intenciones, así sus amigos y familiares podrán planificar. Es común que muchos invitados decidan hacer sus vacaciones en la fecha del casamiento, así tienen un mejor presupuesto para asistir.
• Siempre deben contactar al lugar que desean ir para consultar sus planes de casarse en sus instalaciones. Quizás el lugar de sus sueños no permita realizar casamientos en sus predios. Lo mejor es elegir el país o ciudad donde quieren casarse y comenzar la búsqueda de lugares donde pueden casarse en ese país o ciudad.
• Lo recomendable es tener una Wedding Planner en el destino y si es posible una en el origen que pueda ayudarles a coordinar todo con la del destino. Generalmente los destinos más populares cuentan con ese servicio incluido en el precio.
• La mayoría de los paquetes ofrecidos incluyen desde la torta hasta el fotógrafo. Pidan fotos o vídeos de todos los servicios incluidos para que no reciban luego sorpresas desagradables. Algunos permiten cambios en los paquetes mientras que otros no. Es importante consultar TODO antes de tomar la decisión.
• En la mayoría de los países se puede pedir el historial de la empresa u hotel que presta los servicios de Destination Weddings. Es una buena idea revisar las referencias comerciales del lugar elegido. En Estados Unidos se pueden revisar empresas en la página del “Better Business Bureau”. Si hay manchas negras en el historial de una empresa es mejor pensarlo dos veces antes de elegirlos y enviarles dinero en concepto de seña.
Destinos populares en el mundo para Destination Weddings:
• Bahamas
• Italia
• Francia
• Uruguay – Punta del Este
• Hawaii
• Puerto Rico
• Costa caribeña de México
• Miami
• Grecia
• Portugal
• Irlanda (castillos)
• Inglaterra (castillos)
Destinos populares en Argentina para Destination Weddings:
• Bariloche
• Mendoza
• Entre Ríos
• Ushuaia
Preguntas y respuestas acerca de las Destination Weddings
Nuestro casamiento será en Punta del Este. Mi familia y amigos viajarán desde Buenos Aires y otros países a Uruguay. ¿Qué debemos pagar nosotros?
La pareja debe pagar por la comida el día del casamiento. Ese día todas las comidas de los invitados deben correr por cuenta de los novios. La pareja NO paga los boletos de avión ni las habitaciones de los invitados, tampoco las propinas de las habitaciones de invitados o las comidas que ellos consuman. Hoteles o lugares que ofrecen Destination Weddings generalmente tienen servicios de traslados aeropuerto-hotel y hotel-aeropuerto. Un detalle especial es ofrecerles a los invitados una cena de bienvenida y un kit de bienvenida con algunos regalitos como ojotas personalizadas y bloqueador solar si es en un lugar de playa, frutas o alguna artesanía del lugar, mapas, etc. Actividades que SEAN PARTE del programa del casamiento como “Cabalgata nocturna” o “Clases de baile grupal” deben ser pagadas por los novios. No así actividades que los invitados deseen hacer por su cuenta como un tour por la ciudad.
Estoy desesperada porque siento que no me dan los tiempos para todo y me he encontrado siendo “agente de viajes” de mis invitados. ¿Qué puedo hacer para que ellos hagan sus propios arreglos de viaje?
Podés armar un “newsletter” para todos tus invitados y enviarlo por mail o por correo. Infórmales de manera general los aspectos del casamiento como a qué aeropuerto deben llegar, nombre y dirección del hotel, posibles actividades durante el fin de semana del casamiento (así se preparan en cuanto al tema ropa), nombres de empresas de alquiler de auto u otro servicio que piensen van a necesitar y si necesitan visa o sólo el pasaporte . Agradéceles porque los van a acompañar en un día tan especial y termina con un “¡Nos vemos en Hawaii!”. El mensaje les va a llegar.
Una compañera de trabajo me dice que es de mal gusto hacer un Lista de casamiento cuando se tiene una Destination Wedding por todos los gastos en que incurrirán los invitados para asistir. ¿Qué se hace en estos casos?
Si bien los invitados incurrirán en muchos gastos para asistir al casamiento la mayoría de las personas considera que siempre es correcto dar un regalo a los novios de todos modos. Nuestra recomendación es que hagan una Lista de casamiento con cosas que no sean costosas. De esta manera ofrecen una posibilidad a aquellos que quieran regalarles algo. Además, habrá personas que no podrán asistir y para ellos está bien tener una Lista de casamiento disponible.
Mi novio y yo estuvimos revisando lugares de playa para nuestra Destination Wedding y el que más nos gusta es un All-Inclusive. Para los invitados la diferencia en precio es de casi el doble de otros pero nos encantaría que fuera en ese hotel. ¿Está bien elegir un All-Inclusive sabiendo que el costo va a ser mucho más para nuestros amigos y familia?
En realidad pueden elegir el lugar que deseen, pero estamos seguros que no quieren ir a casarse solitos si sus familiares y amigos deciden que es muy costoso y no van a asistir. Lo ideal en una Destination Wedding es que todos se hospeden en el mismo lugar, así se evitan atrasos en las actividades programadas. Lo ideal sería hacer una encuesta entre sus invitados sobre la idea de hacer un All-Inclusive. Consideren que si hay muchos invitados que optan por asistir pero hospedarse en otro hotel, para poder asistir al casamiento como tal el hotel les cobrará a ustedes un “fee” de no huésped. Este “fee” comienza en los U$D 130 y puede llegar hasta U$D 250 por persona. Y es sólo un “fee” para estar en el casamiento, no tiene nada que ver con lo que la pareja paga por la comida o bebida que esos invitados consumirán. Los invitados que no se hospeden en el All-Inclusive les costarán a ustedes casi un 75% más que los que se hospeden.
Algunos de los invitados nos han informado que aprovecharán nuestro casamiento para hacer vacaciones, o sea que se quedarán unos días después del casamiento. ¿Es correcto que nosotros nos retiremos del hotel para nuestra luna de miel sabiendo que todavía hay invitados nuestros hospedándose?
Por supuesto que pueden retirarse. Luego de terminado el casamiento cada cual puede tomar la decisión de estadía que desee. Lo que se acostumbra es obsequiar con un desayuno o brunch a los invitados, aprovechar para agradecerles una vez más y despedirse de todos.
¿Tenemos que pagar o coordinar los traslados de nuestros invitados en el lugar del casamiento?
Si todos los invitados llegan en el mismo vuelo pueden coordinar con el hotel o con un servicio privado para los traslados aeropuerto-hotel. Sin embargo, es muy poco probable que todos puedan llegaren el mismo vuelo o hasta en el mismo día. Lo recomendable es que cada invitado haga sus propios arreglos.
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