Cómo contratar el catering para la boda
La comida de tu casamiento. Tus invitados la celebrarán y comentarán positivamente para siempre o sus malos comentarios persistirán por lo menos hasta que llegue el primer aniversario de casados (quizás un poco más también). ¿Cómo elegimos un buen catering? ¿Confiamos solamente en la prueba? ¿Cuántos debo probar antes de decidirme? Seguí leyendo, queremos ayudarte en unos de los aspectos más importantes (y costosos) de tu casamiento.
Después del vestido de la novia la comida es uno de los aspectos más comentados de un casamiento. “Era poca”, “No tenía sabor”, “Estaba fría”, “La lechuga no estaba fresca”, “¡Las arvejas parecían que habían estado congeladas por 2 años!”, “La carne estaba muy seca”. Todos esos son comentarios que no queremos oír, especialmente después de haber pagado mínimo $120 pesos por cada cubierto. Y si bien es cierto que en el tema de las fiestas de casamiento no podemos pretender complacer a todos sí hemos asistido a fiestas en donde por lo menos el 95% de los invitados ha quedado complacido con la comida que se sirvió. Hay servicios de catering muy buenos y servicios de catering muy malos. Esa es la simple realidad. El problema es que te toque uno del segundo grupo.
Queremos ayudarte. Te invitamos a leer nuestras recomendaciones a la hora de contratar un catering. Además, una lista de preguntas para hacerle al posible catering durante la entrevista.
- El servicio de catering debe ser contratado por lo menos con 4-6 meses de anticipación. Algunos servicios de catering tienen ya fechas ocupadas con un año de anticipación.
- Hagan entrevistas con un mínimo de tres servicios de catering y un máximo de 5. Más de esto sólo los confundirá.
- Tomen por lo menos un mes para hacer entrevistas con servicios de catering. No vayan a más de dos por semana y menos en el mismo día. Tómense su tiempo para analizar el servicio de catering que visitan y hacer una lista de desventajas y ventajas (ojo, el que uno sea más costoso que otro no es siempre una desventaja). Que les guste la comida no es la única ventaja sobre otro catering. Hay muchas cosas del manejo de la empresa que tienen que tener en cuenta. Una buena comida y un procedimiento claro y transparente a la hora de cerrar el contrato sería lo ideal.
- Aunque es muy común que los salones cuenten con catering propio otros prefieren no ofrecer el catering como un servicio. Puede ser entonces que el salón de sus sueños no ofrece los servicios de comida y deben buscar un catering. En este caso el salón puede recomendarles servicios de catering que prefieren. En muchas ocasiones ellos son la mejor referencia del trabajo de un catering. De todos modos busquen también sus propias opciones.
- Pregunten al salón si aceptan trabajar con el catering que ustedes prefieren. Algunos salones tienen normas muy estrictas a la hora de permitir que un catering trabaje en sus instalaciones.
- Algunos salones con catering propio permiten catering externos pero tienen una lista específica de ellos.
- Estén seguros de cuántas personas pueden llevar a la prueba. Estas pruebas son costosas para el catering. No falten a la cita.
- En general el catering siempre provee el hielo. Asegúrense que será así o ustedes deberán asignar a algún familiar o amigo para que se encargue de esto. Necesitan 250 gramos de hielo por persona, quizás un poco más durante el verano.
- Si el catering proveerá también la bebida asegúrense que no tienen dudas respecto a los términos. Este punto crea mucha confusión y malos entendidos por todos los cargos ocultos que este rubro se ha ganado la fama de tener. No duden en pedir todo por escrito: marcas que se van a servir, barra libre toda la noche, barra libre hasta la medianoche, café incluido, si les cobrarán por adelantado una cantidad exacta o harán cuentas al final de la noche, si pueden devolver las botellas que no se abrieron, etc. Consideren que necesitan una botella de vino cada 6-8 invitados, ¿cuántas botellas? el número se obtiene de asignar una copa por hora, por invitado. Los espumantes (de 6-8 copas por botella) van bien durante la recepción y para el brindis. Si no están seguros de cuánto vino blanco o tinto decidan por 50/50 de la cantidad que han estimado necesitarán. En cuanto a las gaseosas, la medida es de un mínimo de 2 vasos por invitado hasta un máximo de un litro. No es común que se sirva cerveza en un casamiento elegante.
- Si el catering proveerá los mozos hagan constar por escrito la cantidad de mozos de las que dispondrá su evento. Algunos servicios de catering nada confiables prometen de palabra pero luego no cumplen. Quien no lo pueda garantizar por escrito no lo cumplirá. Para un buffet necesitan por lo menos un mozo cada 30 invitados. Para una cena sentados un mozo cada 20 invitados resulta cómodo aunque lo ideal sería uno cada 10-15 invitados.
- Algunos proveedores de catering utilizan una gran cantidad de ingredientes congelados o enlatados. No tengan miedo de preguntar por la calidad de sus productos. Si para ustedes es importante que por ejemplo la espinaca sea fresca y no previamente congelada deben poder obtener eso del salón o catering.
- Lo mismo con el pan, postres o cualquier producto horneado. ¿Los compran de un proveedor externo u hornean todo en su cocina?
- Siéntanse libres de pedir referencias. Tomen como mala señal si un proveedor de catering vacila en darles referencias de clientes anteriores.
- Exijan un contrato. No se comprometan con un catering que no puede hacer un contrato con ustedes.
- Nunca asuman o presupongan porque “es obvio que…”. NO es obvio que la comida que sobra es de ustedes. NO es obvio que pueden llevar a cinco personas a la prueba. Es la celebración del día más importante de sus vidas, no dejen nada al azar. Si tienen que hacer mil preguntas, háganlas. Y para eso, aquí les dejamos unas cuantas… ¡Mucha suerte!
Preguntas para hacer en la entrevista con el catering:
¿Hace cuánto tiempo que esta empresa funciona?
¿Quién es el chef/está a cargo de la cocina? ¿Cuál es el perfil/experiencia de esta persona en el área de la gastronomía?
¿Han manejado un evento del tamaño del nuestro?
¿Qué los hace diferentes de otros servicios de catering?
¿Por qué debemos contratarlos como nuestro catering?
¿Poseen todos los permisos y seguros necesarios para operar este tipo de empresa?
¿Podemos hacer una prueba del menú? ¿Tiene un costo?
¿Cuántas personas podemos traer a la prueba?
¿Con cuánta anticipación llegan al lugar de la fiesta?
¿Cuántas personas trabajarán en mi evento?
¿Cuál es el código de vestimenta de sus empleados? ¿Pueden modificar la vestimenta de acuerdo al estilo de nuestro casamiento?
¿Por cuántas horas es el servicio que prestan?
Si la comida será tipo buffet, ¿proveen ustedes mozos para servir o los invitados deben servirse por sí mismos?
¿Poseen licencia para servir alcohol?
¿Tienen servicio de bebidas?
¿Está el servicio de bartender incluido?
¿Cortan la torta como parte de su servicio básico? Si no es así, ¿cuál es el costo?
¿Hacen ustedes tortas o debemos contratar a otro proveedor?
¿El precio de la torta está incluido o es aparte?
¿Se acomodan ustedes a menús especiales: kosher, vegetarianos, diabéticos, celiacos, etc.?
¿Proveen ustedes el champagne para el brindis? Si es así, ¿cuál es el costo?
¿Tengo que incluir al fotógrafo, DJ y otros profesionales al calcular la cantidad de cubiertos que voy a contratar? ¿Hay algún precio especial por sus cubiertos?
¿Tienen un menú especial para niños?
¿Cuándo debo informarles de la cantidad definitiva de invitados?
¿Rentan ustedes manteles, vajillas, copas, etc.?
¿Existirá un contrato escrito entre el catering y nosotros?
¿Requieren un depósito? ¿Cuándo?
¿Cuándo se hace el pago final?
¿La propina está incluida? ¿Cuál es el porcentaje de la misma?
¿Está el IVA incluido? ¿Cuál es el porcentaje del mismo?
¿Cuál es su política de cancelación y devolución?
¿Cuál es su política de sobrantes de alimentos?
Nota relacionada: Cómo encontrar el salón ideal
AT
Foto: dreamstime.com
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